ビジネスのグローバル化が進む現在においては、海外企業の動向も欠かすことができません。
海外で流行っている取り組みが、日本国内に持ち込まれる可能性があります。また、日本企業がグローバル展開する上では、現地での協力が不可欠です。
しかし、海外企業へのアポイントは容易ではありません。そこで、本日は海外企業へのアポイントメントを取得する方法について説明します。本日は、大まかな手順について解説します。
１．目的を定める
はじめに行うべきことは、海外視察の目的を明確にすることです。例えば、下記のような目的が考えられます。
- 海外における同業界の情報収集
- 海外展開時のアライアンス先の抽出
- 具体的な企業との提携
目的を明確にすることで、どういった企業や業界関係者にアクセスすればよいかが明確になります。一方、目的がないと、アポ取りを依頼する団体がぼやけてしまい、次の作業に非効率をきたす可能性があります。
２－１．ロングリストを作成する
次に行うべきことは、訪問先のロングリストの作成です。「１．目的」に沿った企業や団体のリストを抽出しましょう。なお、ロングリスト作成の時点では、エリアにこだわる必要はありません。
２－２－２．予算を決定する
ロングリスト作成と並行して行うので、本出張にかける予算の設定です。ロングリストによって抽出された企業の中で優先度の高い企業を選定します。
優先度の高い企業をベースに出張行程を整理し、予算設定をします。予算設定を行う上では、概算の航空券及び宿泊費用を見積もります。そうすることで、何都市回るのかや何名で視察するのかが明確になります。
３．ショートリスト作成
前のプロセスを通じて、訪問都市などの大まかな出張行程が完成していることかと思います。そこで、対象となる訪問都市に存在する企業や団体をピックアップし、ショートリストを作成します。
４．会社紹介資料、打合せ趣旨分の作成
ショートリストが完成したら、アポ取りのための資料を用意します。用意すべきは下記の２点です。
- 会社紹介資料
- 打合せ趣旨文
海外企業では、所謂、表敬訪問を受けていないケースが多いため、打合せのアジェンダを事前に伝える必要があります。その際、先方にとってどのようなメリットがあるかも言及しましょう。
５．アポイントメントの取得＆日程調整
先方に提示する資料が揃ったら、アポ取りを開始します。まずはメールし、その後、電話するのが良いでしょう。
なお、日程が重複しないように、複数の打合せ日を提示するのが良いでしょう。
６．航空券、宿泊施設の手配
アポ取り結果に応じて（あるいは並行して）、航空券や宿泊施設の手配を開始しましょう。特に国際線は満席になるリスクがあるので早めに動くことをお勧めします。
以上が、海外企業へのアポイントを取得するの大まかな流れです。次回は、アポイントメントの具体的な取得方法について解説します。
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