前回は、海外企業へのアポイントメントの取得に関する一連の流れを解説しました。
本日は、海外企業へのアポイントメントを取得するコツを紹介します。
アポイントを取得する方法
アポイントメントの取得方法は大きく分けて２つに分かれます。１つは自社で行う方法、もう一つは専門の業者に委託する方法です。
自社で行う
訪問先の企業に対する理解が進むため、当日の打合せがスムーズになる傾向にあります。
一方で、対象企業への訪問や訪問先との日程調整などは相当の負荷を要します。
専門の業者に依頼する
何といっても準備に要する負担が大幅に軽減されます。
反面、彼らがネットワークを有する企業を選択してくることもあるため、希望する企業へ訪問できない場合もあります。
自社で行う場合
まず理解しなければならないことは、海外企業のアポイント取得は簡単ではないということです。しかし、取得の確率を高める方法はあります。
まずはメールで連絡
アポイントメント候補は複数に及ぶため、一社一社電話をするのは効率的ではありません。そこで、まずはメールを送りましょう。
含めるべき情報
少なくても下記の事項を含めましょう
- 事業の内容
- 打合せの目的（先方のメリット）
- 打合せ参加者（の役職）
- 希望の日程
メールを送る際のポイント
送信時刻：送付先とは時差があるので、彼らの営業時間内に送付しましょう。なお、先方の業務時間に入る前後（AM8時、PM7時）に送信すると、返信率が高いと言われています。
件名：先方は、タイトルを見て開封を判断するため、タイトルの選定は重要です。それゆえ、先方の注意をひくため、「日本からの〇〇を趣旨としたアポイント依頼」と明確に書きましょう。
再送：一度返事がなかったとしても、そこであきらめる必要はありません。たまたまタイミングが合わなかっただけかもしれないためです。特に重要な企業に対しては、複数回メールを送付しましょう。
メールに返信が来たら電話で距離を縮める
メールに返信が来たら、一定の興味を取ってもらったと考えるのが良いでしょう。ここで時間を空けずに、アポ取りを確約しましょう。
なお、日程調整に関しては、メールでのやり取りで問題ないでしょう。
いかがでしょうか？皆様の海外進出に少しでも役に立ちますと幸いです。なお、コロンバス2020では、オハイオ州のアポイントメント取得に関して無料で相談に乗っています。お気軽にお問い合わせください。
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